INFORMASI
Konsep Dasar Sistem
Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :
Memiliki komponen ;
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem
tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen
atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem
yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan
dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem
yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang
industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai
subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu
sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
Batas sistem (boundary) ;
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan
ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem (environment) ;
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem.
Penghubung sistem (interface) ;
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya.
Masukan sistem (input) ;
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer,
program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang
diinginkan.
Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan
ada gunanya.
Klasifikasi Sistem :
Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik (sistem teologia)
Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer,
sistem akuntansi, sistem produksi dll.)
Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem
matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.
Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem
buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut
human-machine system (contoh ; sistem informasi) Sistem Tertentu
(deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem
komputer)
Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan
tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara
teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system
(secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka
(open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.
Sistem sederhana dan Sistem kompleks
Tingkatan Sistem Informasi
Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial,
memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun
tingkatan SI tersebut adalah :
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS). TPS
merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana
sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan
transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-data transaksi
yang terjadi.
Sistem Informasi Manajemen (SIM).
SIM adalah sebuah kelengkapan
pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer
guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah
organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang
telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan
data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi
berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-keputusan yang
rutin dan jawaban dari query yang diberikan.
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan
penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan
membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan.
Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan
pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis
internet.
Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ;
yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi
dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem
yang digunakan dalam
masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;
Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).
Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol
komunikasi, program aplikasi).
Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi
keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).
Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).
Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :
On-line systems.
Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung
input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output
yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan.
Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan
kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi
kereta api, perbankan dll.
Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan,
perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang
dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan
dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time
biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih
dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya,
on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time
berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
Decision support system + strategic planning system. Sistem yang
memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer
mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi.
Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi
dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket
pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data
tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan
menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana
laporan konvensional.
Knowledge-based system.
Program komputer yang dibuat mendekati
kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :
Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada
lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan
ke darat)
Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya
berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai
sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan
dan makan).
Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian
dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang
lebih kecil.
Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi
hampir semua sistem selalu berkembang. Pelaku sistem terdiri dari 7
kelompok :
Pemakai ; Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas
dan eksekutif.
Manajemen ; Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen
pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru
diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem
itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan
sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan.
Kelompok manajemen
biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu
dan uang, misalnya ;
“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus
dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari
departemen w, dengan biaya sebesar x”.
Pemeriksa ; Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk
alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat
menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya
menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang
dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
Penganalisa sistem ; Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :
Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama
berjalan, bagaimana
sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan
pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.
Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level,
antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem
yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih
berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat
penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu
pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika
penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.
Pendesain sistem ; Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem
berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi
tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat
tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
Programmer ; Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang
telah diterima dari pendesain.
Personel pengoperasian ; Bertugas dan bertanggungjawab di pusat
komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan
perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak
diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan
klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.
Hal mendasar dalam pengembangan sistem
Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi
mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi
kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah
hal,yaitu :
Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih
bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan
penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan
pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih
baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber
daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian
perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.
Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum
menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem.
Dalam kurun
waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan
mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya.
Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu
melakukan pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk
mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan
sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru.
Maintabilitas, perawatan mencakup ;
modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk
meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam
pengoperasian sistem),
modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50%
sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem
dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan
kesalahan. Konsep Dasar Informasi:
Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti
bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi
ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input -
proses – output. Data merupakan raw material untuk suatu informasi.
Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai
gunanya bagi manajemen yang memerlukan.
Suatu informasi bagi level
manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya,
atau sebaliknya.
Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi
biner.
Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi.
Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.
Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara
pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan,
kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi
data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan
ketidak berfungsian
sistem.
Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki
nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada
titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu
perubahan pada suatu range waktu).
Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan masudnya.
Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat
untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan
yang lainnya berbeda.
Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran
nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit.
Definisi Sistem Informasi: Suatu sistem terintegrasi yang mampu
menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau ;
Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan
informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
prosedur manual, model manajemen dan basis data.
Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin Berbasis komputer: perancang
harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi
Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola
dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang
harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh
karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem. Sistem basis data
terintegrasi
Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah
data base manajemen system.
Mendukung Operasi
Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi
organisasi.
Istilah Sistem Informasi = Manajemen Information System = Information
Processing System = Information Decision System = Information System.
Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang
dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan
keputusan suatu organisasi.
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Komponen Fisik Sistem Informasi:
Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output,
Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data
Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan
utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman),
perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll). Basis data:
penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi: Clerical personnel
(untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry =
operator); First level manager: untuk mengelola pemrosesan data
didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi
out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan
pelaporan.
Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis
khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.
Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.
HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI
Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem
informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu
hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat.
Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan
pengelolanya. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur
manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang
diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan
pengambilan keputusan.
Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.
Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi
Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur
manajemen organisasi personil. Strutktur dasarnya:
Direktur Sistem Informasi
Manajer Pengembangan Sistem Analis Sistem Programmer
Manejer Komputer dan Operasi.
Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency
vs User Service.
PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM AKTIVITAS MANUSIA, ANTARA LAIN: Sistem
reservasi pesawat terbang: digunakan dalam biro perjalanan untuk
melayani pemesanan/pembelian tiket
Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor sehingga
dapat digunakan untuk memantau hutang para pelanggan
Sistem biometric yang dapat mencegah orang yang tak berwenang mengakses
informasi yang bersifat rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau
retina mata
Sistem POS (point-of-sale) yang diterapkan pada pasar swalayan dengan
dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data
Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh yang menggunakan teknologi
radio,misal untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau
memantau getaran pilar jembatan rel kereta api
Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan oleh
juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien
Sistem yang dipasang pada tempat-tempat public yang memungkinkan
seseorang mendapatkan informasi seperti hotel,tempat
pariwisata,pertokoan dll.
Sistem layanan akademis berbasis web
Sistem pertukaran data elektronis (Electronic Data Interchange / EDI)
yang memungkinkan pertukaran dokumen antar perusahaan secara elektronis
dan data yg terkandung dalam dokumen dapat diproses secara langsung
oleh komputer
E-government atau system informasi layanan pemerintahan yang berbasis
internet..
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari
sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem
lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE
CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah
sbb :
Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan
kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program,
prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem informasi
Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang
diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat.
Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan
mengoperasikan perangkat lunak
Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan
pelatihan dan panduan seperlunya.
Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan
perubahan atau tambahan fasilitas.
Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan
seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas
merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model
baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari
model klasik di atas.
ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat
berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan
sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi
untuk mendukung organisasi.
Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
Batasan Analisis Sistem:
Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab
pertanyaan umum, sbb:
Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau Sistem apakah yang akan
ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?
Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
Informasi apakah yang dibutuhkan?
Oleh siapa?
Kapan?
Dimana? Dalam bentuk apa?
Bagaimana cara memperolehnya?
Dari mana asalnya?
Bagaimana cara mengumpulkannya?
Proposal mengadakan analisis sistem ; Berisi:
Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis
Jadwal tentatif analisis
Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
Sistem yang ada
Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara
orang-organisasi atau fungsi ada
Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal,
textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem
Kerangka Analisis:
Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi):
menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta
informasi yang dihasilkan.
Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang
diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
Analisis terhadap input dan output. Dalam analisis ini digunakan teknik
dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and
document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll),
decision table and matric
Laporan hasil analisis:
Laporan hasil analisis harus berisi: Uraian alasan dan scope (batasan)
analisis
Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi
masalah
Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama
proses analisis
Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain
awal
Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam
desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk
kelayakan untuk proses selanjutnya.
Katagori aspek kelayakan:
Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa
operasional organisasi.
Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang
menjalankan organisasi
Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti
PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.
Hasil akhir analisis sistem (keputusan):
Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.
Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan
subsistem lain.
Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan
proses dilanjutkan ke desain awal.
Siklus pengembangan sistem menurut J.F.Kelly ;
Penelitian sistem
Definisi ruang lingkup.
Studi penelitian
Analisis dan desain sistem
Studi penelitian
Pengumpulan data dan analisis
Desain sistem
Rencana implementasi
Pengembangan sistem
Pengembangan
Pengetesan
Pengoperasian
Perawatan
Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;
Konsepsi sistem
Analisis pendahuluan
Pendefinisan masalah pendahuluan
Investigasi
Persiapan usulan sistem
Desain sistem
Analisis terinci
Mendesain keputusan
Mendesain sasaran
Rancang bangun sistem
Pemrograman
Memecahkan kembali rancang bangun
Mengembangkan bagan alir secara garis besar
Menulis instruksi program
Merakit program
Mempersiapkan data untuk tes
Melakukan pengetesan
Mengecek hasil
Mendiagnosa kesalahan
Membetulkan program
Memulai pengetesan sistem
Dokumentasi
Instalasi sistem
Operasi sistem
PERANCANGAN SISTEM
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan
desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi
pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase
analisis.
Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man,
machines, material, money dan methods.
Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai
selama fase analisis sistem.
Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card,
atau computer base.
Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify,
arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan
disseminate.
Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.
Langkah dasar dalam proses desain:
Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya
berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari
abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa
gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional
sebagai unit sistem.
Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints).
Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling
optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi
yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost,
instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial,
life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai
sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya
organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi
optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor
bobot tersebut.
Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing
activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan
input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses
iteratif sbb: Mengidentifikasn output terpenting untuk
mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan
output tersebut
Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun
field informasi yang diperlukan.
Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah
input menjadi output yang diperlukan.
Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang
disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan
diperoleh.
Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi
kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung,
estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang
ekstrim
Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan
data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk
manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk
tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan
desain sistem.
Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan
diajukan.
Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan
dan merawat sistem.
Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang
mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.
Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi
mengandung hal-hal di atas.
Prinsip Dasar Desain
Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:
Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource
mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif
terutama dalam cost.
Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang
memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional)
yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain
per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem
fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data
storage, data retrival, information report dan data processing
controls.
Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem
informasi:
Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem
informasi.
Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk
me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit
langkah semakin akurat.
Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak
dimasukkan lagi ke sistem.
Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil
dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari
kebutuhan informasi.
Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di
kumpulkan.
Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses
selanjutnya.
Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah
aktifitas prosesing yang besar dilakukan.
Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali
ada kendala sistem.
Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk
keperluan audit.
File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke
basis data.
Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara
periodik.
Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan
terakhir.
Untuk menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan lebih dari
sekedar perangkat permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke
waktu berubah sesuai dengan perkembangan teknologi. Siklus ini
cenderung menglami perubahan yang berarti dengan ditemukannya bahasa
generasi keempat dan terakhir generasi kelima dimana pendekatan dengan
paradigma object-oriented dan kompatibilitas antar model.
Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang
pertama yaitu top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari
pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih
deskriptif. Metode ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang
dimulai dari aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian
terkecil misalnya sebuah kran pada kamar mandi. Metode kedua yaitu
bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke
satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada awal 1980_an mulai
dikenal teknik pendesainan terstruktur dengan menggunakan konsep
pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman
dapat dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah
ketika implementasi maka dilakukan survey, analisa dan desain ulang
yang menggantikan metode pendesainan klasik yang cenderung serial. Pada
prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :
Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai,
kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan,
mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan
menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin
di atas.
Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai
menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.
Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.
Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.
Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.
Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.
Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk
pemakaian dan pengoperasian.
Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti
jamak pada sistem sebelumnya.
Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima
manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.
Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yaitu :
Top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara
global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode
ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang
paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya sebuah
kran pada kamar mandi. Bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan
terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada
prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :
Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai,
kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan,
mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan
menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin
di atas.
Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai
menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.
Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.
Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.
Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.
Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.
Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk
pemakaian dan pengoperasian.
Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti
jamak pada sistem sebelumnya.
Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima
manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.
TIM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Pemakai Akhir (end-user)
Orang yang memakai system informasi atau informasi yang dihasilkan
system informasi. Dalam organisasi,pemakai internal dapat
diklasifikasikan menjadi :
Staf
Manajer tingkat rendah
Manajer tingkat menengah
Manajer tingkat atas, dan
Pekerja berpengetahuan
Spesialis teknologi informasi
Orang yang bertanggung jawab terhadap kelangsungan operasi dan
pengembangan system informasi. Umumnya orang2 ini berada dibawah bagian
atau departemen Pengolahan Data Elektronik (PDE).
Tugas Personil yang berperan dalam pengembangan dan operasi system
informasi :
Operator, bertugas mengoperasikan komputer dan peralatan pendukung
Analis Sistem (System Analyst), bertugas sebagai antarmuka antara
pemakai informasi dan system informasi.Bertanggung jawab menerjemahkan
kebutuhan pemakai menjadi rancangan basis data dan aplikasi
Pemrogram Aplikasi (Application Programmer), bertugas membuat suatu
aplikasi (program komputer) yang dibuat berdasarkan spesifikasi yang
dibuat oleh analis sistem.
Analis Pemrogram(Analyst / Programmer), bertugas sebagai pemrogram dan
sekaligus analis system.
Pemrogram system (System Programmer), mempunyai tugas khusus yaitu
membuat program yang berhubungan dengan operasi internal komputer dan
periferal.
Administrator Basis Data (Database Administrator / DBA), bertanggung
jawab terhadap struktur data dalam basis data yg digunakan dalam
organisasi.
Teknisi Komunikasi Data / Spesialis Komunikasi Data, bertanggung jawab
terhadap masalah komunikasi data dan jaringan computer
Teknisi Perawatan Sistem, bertanggung jawab terhadap kelangsungan
operasi perangkat keras.Disebut juga hardware engineer.
Webmaster, bertangung jawab terhadap halaman web yang dimiliki
organisasi.
Auditor PDE (EDP Auditor), bertanggung jawab memastikan bahwa sistem
informasi yang berbasis komputermemenuhi azas2 akuntansi dan
pengauditan sehingga keamanan data dalam sistem terjamin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar